Hajanaiset järjestelmät hidastivat arkea
Ennen yhteistyötä myymälässä oli käytössä kahden eri aikakauden järjestelmiä, mikä teki kokonaisuuden hallinnasta työlästä. Vakkakylmä oli jo aiemmin tarjonnut K-Citymarketille huoltopalveluita, joten yhteistyölle oli luonteva pohja, kun tarve järjestelmien uudistamiselle nousi esiin.
"Vanha järjestelmä tuli teknisen käyttöikänsä päähän, ja taustalla oli kahdensuuntainen tarve – pystyimme vastaamaan molempiin huutoihin," kertoo Vakkakylmän toimitusjohtaja Tero Wallin.
Samaan aikaan järjestelmille asetetut vaatimukset ovat kasvaneet: pelkkä toimivuus ei enää riitä, vaan tarvitaan reaaliaikaista seurantaa, kattavampaa raportointia ja parempaa kokonaiskuvan hallintaa.
"Kylmälaitteiden seuranta on nykyään ihan eri tasolla. Järjestelmä on tässä kaiken A ja O. Ennen huomattiin vasta aamulla, jos kaikki kylmälaitteet olivat pimeänä – nykyään hälytykset tulevat saman tien, mobiilisti," kuvaa K-Citymarket Pori Puuvillan kauppias Jaro Salkoharju.
Yksi näkymä koko kokonaisuuteen
Ratkaisuksi valittiin Kionan IWMAC, jonka avulla eri aikakausilta olevat kylmäjärjestelmät ja -laitteet saatiin yhdistettyä yhteen käyttöliittymään. IWMAC on digitaalinen alusta, jonka avulla kylmäjärjestelmiä voidaan valvoa, ohjata ja hallita keskitetysti reaaliaikaisen datan, hälytysten ja etäkäytön avulla.
"Saatiin nykyaikaisempi järjestelmä modernilla alustalla. Raportointi ja käytettävyys paranivat selvästi," Wallin sanoo.
Järjestelmän käyttöliittymä rakennettiin myymälän pohjakuvan päälle, mikä tekee siitä selkeän ja helpon käyttää.
Pohjakartassa kaikilla kylmäkalusteilla on omat paikkansa ja kohteet on nimetty, joten kun hälytys tulee, tiedämme täsmälleen, missä vika on. Meillä on satoja kohteita, joten on tärkeää, että tiedämme nopeasti, missä ongelma on ja voidaanko se hoitaa itse.
Lisäksi järjestelmää voi käyttää sujuvasti eri laitteilla, kuten puhelimella ja tabletilla, ja käyttöoikeuksia voidaan jakaa eri rooleille tarpeen mukaan.
"Hälytykset tulevat suoraan puhelimeen ja meillä on useampi henkilökunnan jäsen, jotka seuraavat tilannetta ja tarvittaessa kuittaavat hälytyksiä. Se on arjessa tosi tärkeää," Salkoharju lisää.
Tyypillisesti hälytys voi syntyä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas ottaa tuotteen kylmiöstä ja asettaa sen takaisin hyllyyn epähuomiossa siten, että se vaikuttaa esimerkiksi ilman kiertoon kylmiössä. Pohjakartasta nähdään heti, missä hälytys on, ja henkilökunta voi mennä suoraan oikeaan paikkaan korjaamaan tilanteen.
Nopeampaa reagointia, tehokkaampaa huoltoa
Uusi ratkaisu on parantanut erityisesti juuri reagointinopeutta ja huollon tehokkuutta. Hälytyksiä on eritasoisia: kriittiset hälytykset välittyvät heti eteenpäin huoltoliikkeelle, kun taas matalamman prioriteetin ilmoitukset, kuten sulatukseen liittyvät poikkeamat, voidaan hoitaa myymälän henkilökunnan toimesta.
"Hälytysten käsittely on helppoa, eikä aina tarvitse lähteä edes paikan päälle. Henkilökunta voi tehdä tämänkaltaiset kevyet huoltotoimenpiteet nykyään itse. Siitä tulee selkeää kustannussäästöä," Salkoharju kertoo.
Myös huoltoyhtiö voi hoitaa osan toimenpiteistä suoraan järjestelmän kautta.
"Jos järjestelmästä on nähtävissä, että sama kohde hälyttää toistuvasti, voidaan reagoida heti tai tehdä tarvittavat toimenpiteet etänä," Wallin kuvaa.
Samalla raportointi on kehittynyt merkittävästi ja tukee sekä viranomaisvaatimuksia että omaa seurantaa.
"Meidän pitää pystyä esimerkiksi viranomaisille näyttämään, mitä lämpötiloja laitteissa on ollut ja kuinka kauan. Nyt saamme järjestelmästä selkeät raportit ja käyrät sekä viranomaisille että omaan käyttöön. Tämä on meille tärkeä toiminnanohjauksen työkalu," Salkoharju sanoo.
Ratkaisu ei palvele pelkästään arjen operatiivista toimintaa, vaan tukee myös esimerkiksi energiatehokkuutta ja sen seurantaa.
"Näemme kulutustiedoista, jos jokin poikkeaa normaalista. Silloin tiedetään, että jossain on vikaa," Jaro kertoo.
Suoraviivainen projekti hyvässä yhteistyössä
"Kun tilaus tehtiin, keräsimme tarvittavat tiedot myymälän järjestelmistä ja toimitimme ne Kionalle, joka ohjelmoi räätälöidyn kokonaisuuden. Sen jälkeen asennettiin tarvittava laitteisto, ja käyttöönotto sekä koulutukset hoidettiin yhdessä päivässä," Wallin kertoo.
Yhteistyö myymälän, Vakkakylmän ja Kionan välillä sujui mutkattomasti.
"Kommunikointi oli selkeää ja helppoa, ja asiat saatiin vietyä nopeasti maaliin."
Myös Kionan tekninen tuki saa kehuja.
"Kun heille heitti kysymyksen, vastaukset tulivat todella nopeasti", Salkoharju kiittelee.