Järjestä vuorosuunnitelmasi ja tehtävälistasi hyvissä ajoin ennen lomaa, ja pidä ansaittu tauko tietäen, että kaikki on hallinnassa. Tässä on tarkistuslistasi ja kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää, jos sinä olet se, joka pitää huolta asioista.
Anna itsellesi viikon etumatka
Paras vinkkimme? Älä odota lähtöpäivää edeltävään päivään asti. Tee nämä tarkistukset vähintään viikkoa etukäteen. Näin sinulla on aikaa päivittää vanhentuneet yhteystiedot, ottaa yhteyttä ulkoisiin palvelukumppaneihin ja varmistaa, että järjestelmäsi on asianmukaisesti asetettu. Se tarkoittaa myös, että viimeiset työpäiväsi toimistolla voit käyttää varsinaisen työsi viimeistelyyn.
Viiden minuutin pika-tarkastus
- Onko työvuorolista päivitetty (ja näyttääkö siellä olevan joku todella saatavilla)?
- Onko soittolista oikea ja oikeassa järjestyksessä?
- Ovatko kaikkien puhelinnumerot ajan tasalla?
- Oletko ilmoittanut palvelukumppanillesi poissaolostasi?
Lomavarustelista – askel askeleelta
1. Päivitä tehtävälista
Hälytykset eivät pidä taukoja. Varmista, että päivystyslistalla on aina joku saatavilla. Jos on sinun vuorosi lähteä lomalle, muista siirtää tehtäväsi kollegalle. IWMAC tekee tästä helppoa:
- Kirjaudu sisään IWMAC:iin.
- Mene Operation Centeriin.
- Avaa ”Alarm settings”.
- Napsauta "Take over duty".
Käyttäjähallinta – Kuinka otan vartijan tehtävät vastaan / aloitan vuoron?
2. Tarkista soittolista
Hälytys soi. Kuka saa puhelun ensin? Käytä hetki aikaa tarkistaaksesi yhteystietoluettelo. Oikea järjestys on tärkeä; laita päivystäjät tai todennäköisimmät vastaajat listan kärkeen. Tarkista myös, että jokainen puhelinnumero listalla on ajan tasalla.
3. Ilmoita palveluyrityksille tai kumppaneille
Jos sinulla on palveluyritys tai Kionan kumppani huolehtimassa asioista, lähetä heille nopea sähköposti tai soita, jotta he tietävät, kuka on vastuussa poissa ollessasi. Näin, jos jokin menee pieleen, kaikilla on selvä käsitys seuraavasta askeleesta ja keneen ottaa yhteyttä.
Oletko työvuorossa ja tarvitset apua?
Tarvitsetko apua vianmäärityksessä tai varmistaaksesi, että oikeat ihmiset pysyvät ajan tasalla? Vieraile tukisivullamme löytääksesi hyödyllisiä artikkeleita, lähettääksesi tukipyynnön tai keskustellaksesi suoraan tiimimme kanssa.
Siinä se on – tehtävälistat tehtynä ja päivitettynä ja olet valmis. Parasta onnea kaikille Kionan kumppaneille kiireisen sesongin aikana. Pidetään peukkuja sujuville vuoroille ja itsevarmalle ongelmanratkaisulle koko kesän ajan!
Onko sinulla muita kysymyksiä tai haluatko oppia lisää?